Voor onze opdrachtgever zoeken wij een Bestuurssecretaresse met coördinerende taken. Het gaat om een tijdelijke opdracht van 4 maanden, met de mogelijkheid tot verlenging. Onze opdrachtgever is een compacte overheidsorganisatie in het midden van het land: groot genoeg om professioneel te werken en klein genoeg om persoonlijk te blijven. Met een hecht team van ongeveer 150 collega’s wordt gewerkt voor een gemeenschap van circa 24.000 inwoners.

De organisatie ziet haar omvang als een kracht. Werken hier betekent niet alleen meedenken, maar ook meedoen. Medewerkers staan dicht bij inwoners, ondernemers en bestuur en zien het resultaat van hun werk direct terug in de praktijk. De lijnen zijn kort, de aanpak is pragmatisch en er is volop ruimte om talenten in te zetten.

Er wordt veel waarde gehecht aan samenwerking, onderlinge betrokkenheid en werkplezier. Collega’s kennen elkaar goed en werken in een open en inclusieve werkomgeving, waarin iedereen welkom is ongeacht leeftijd, achtergrond, overtuiging of voorkeur. Vertrouwen, vakmanschap en plezier in het werk staan centraal.

Jouw rol

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale rol binnen de organisatie. Je ondersteunt het bestuur, de gemeentesecretaris/directeur en het management, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. Daarnaast heb je een coördinerende rol binnen het secretariaatsteam en zorg je voor een soepele samenwerking en efficiënte werkprocessen.

Een greep uit jouw taken:

• Proactief beheren en bewaken van agenda’s van bestuur en directie.
• Zelfstandig prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en afspraakverzoeken, en hierover adviseren.
• Meelezen in mailboxen voor optimale ondersteuning en vooruitdenken in de planning.
• Voorbereiden van wekelijkse bestuursvergaderingen en overleggen in nauwe samenwerking met collega’s.
• Beheren van een gezamenlijke mailbox en het uitzetten van acties en informatie binnen de organisatie.

Coördinerende rol binnen het secretariaat

Naast je uitvoerende werkzaamheden heb je een coördinerende rol binnen het secretariaatsteam. Dat betekent dat je:

• Zorgt voor duidelijkheid in rol- en taakverdeling binnen het team en richting andere afdelingen.
• Werkwijzen en processen uniformiseert en professionaliseert.
• De bezetting en werkverdeling bewaakt en tijdig knelpunten signaleert.
• Fungeert als verbindende schakel tussen verschillende afdelingen.
• Initiatieven neemt om samenwerking en efficiëntie verder te verbeteren.

Wie ben jij?

Je bent een proactieve en zelfstandige professional die snel kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en weet goed aan te voelen wat er speelt binnen de organisatie. Als meewerkend voorman ben je zowel inhoudelijk betrokken als coördinerend sterk. En minstens zo belangrijk: je bent een prettige collega met wie het fijn samenwerken is.

Wat bieden wij?

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst bij Gewoon Jans, met de intentie tot een vaste aanstelling.
• Begeleiding en sparring tijdens je opdrachten.
• De kans om verschillende organisaties van binnen te leren kennen.
• Een werkomgeving waarin je mag leren, ontwikkelen en groeien.
• Een betrokken team waar je echt een onderdeel van bent.
• Goede pensioenregeling.
• Reiskostenvergoeding.

Solliciteer nu via onderstaande button of neem contact met ons op. We maken graag kennis met je!

Wij zijn dé specialist in detachering voor Office- professionals in Nederland. Gewoon Jans verbindt talentvolle professionals met toonaangevende organisaties in uiteenlopende sectoren. Ons doel? De perfecte match vinden én bijdragen aan jouw persoonlijke groei en ontwikkeling.